甘特圖能讓多個專案同時順利執行。（圖片來源：Adobe Stock）
文／小堀純子
甘特圖，讓多個專案同時順利執行
你已經找到讓自己的未來變得光明、又感到迫不及待的專案了嗎？
作為工作或人生功課而想要挑戰的事，為了美容、健康而想要努力執行的事，更舒適且快樂的生活基礎，想要嘗試學習的主題、希望學會的技能，想要試著鑽研的興趣，增進和家人、朋友之間感情的活動，長年來一直憧憬的事物，克服童年以來的自卑感……是否有好幾個專案已經被你列進清單裡了呢？
找到很多想做的事雖然是好事，但有一個困擾；那就是想做的事太多，於是變得不知道該怎麼做才好。
不僅心裡焦慮著這也想做、那也想做，我們的每一天也可能會被應該做的事給填滿。認為只要思考一件事（例如只思考工作的事）就好的人非常少，幾乎所有人無論是工作、家裡的事、家人的事、自己的事全都會考慮到，也同時處理著好幾件事情。
這就像是同時轉動好幾個盤子，又要一邊留意不讓盤子掉下來，將注意力放在所有盤子上的狀態。所以，只要試圖再加上新的盤子，很難不產生危機。要順利控制這樣的狀態，我們需要的工具就是「甘特圖」。
（圖片來源：采實文化提供）
用甘特圖來進行模擬
甘特圖，是一種被用來管理專案進展的表單。橫軸寫上時間流，並且在縱軸上將所有要做的事寫出來，藉以瀏覽整體狀況，是一種十分方便的格式。
為了精準分配時間和精力，就必須掌握整體。無論是工作或私人生活，不僅止於自己的事，也包含了家人的事，還有現在正在做的事、接下來想做的事，請全部都彙整在一張紙上。要一邊仔細瀏覽整體表單，一邊思考應該在哪裡分配多少心力。
原本腦子裡「這也要做、那也該做」的狀態，藉由寫在紙上，再用眼睛觀看的做法，就能順利地整理了。哪個盤子很順利、又有哪個盤子快要掉下來，都能夠親眼確認。
在重要的地方把線畫粗一點，使用明顯的顏色，或是用框框圈起來，就能更加容易地掌握住整體的平衡。重要的事，是不是在同一時期重疊得太多了呢？之前說過制定計畫的其中一個目的，就是在執行之前發現「這樣下去不會順利」的部分，再思考對策；重要的事重疊的部分，就是很有可能無法順利進行的部分。往前、後移動的話能不能變得順利呢？請試著利用甘特圖來模擬看看。
做事情的順序和關聯性是否安排妥當？哪些是互有關係的，請試著用箭頭來表現關聯性。因為橫軸是時間，所以橫線的長度就代表著需要的時間。時間的預估是否適當呢？
如果要往後調動，相關的項目也會跟著移動。有多少的彈性空間，沒有空間的部分又是哪裡？請先試著用甘特圖來進行模擬。
無論工作或私人生活，所有的事情都會完整歸納在甘特圖裡，因此將未來一個月的計畫填進去就很就簡單。每個月應該要做的事，請製作成更加詳細的計畫。
一個月的計畫完成後，接著就是往下分解成一星期的計畫。只要能做到這裡，你應該就會知道「今天要做什麼，才會靠近夢想呢？」的答案了。至於一個月、一個星期的計畫表，我會在第五章的個案研究中介紹書寫範例。
就連不合常理的遠大夢想，也可以藉由依序的詳細化來分割，直到一口大小的「今天要做的事」為止。接著，就只剩下逐一執行，往夢想更加靠近而已。
（圖片來源：采實文化提供）
本文整理、節錄自小堀純子《從未來寫回來的逆算手帳》一書。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
